אין שום דבר קשה בלהיות מתכנן אירועים. אתה רק צריך לתכנן ולעצב אירוע מאפס, נכון? השג קל.
לא בסדר.
מתכנן אירועים מתחיל רואה אירוע אידיאלי, שבו הכל הולך כמתוכנן בעוד שמתכנן אירועים מקצוען יודע שלא משנה כמה טוב תכננתם מראש, תמיד יהיה משהו שישתבש.
ההצלחה של מתכנן אירועים נהדר היא לדעת מה לעשות כשהדברים מתחילים לצאת משליטה. במילים אחרות, מתכנן אירועים נהדר תמיד יהיה רגוע ואסוף, ללא קשר לנסיבות. לא יודעים כלום על תכנון אירועים? הנה כמה טיפים שיעזרו לך להתחיל.
10 טיפים חיוניים למתכנן אירועים למתחילים
1. דע מי הלקוח שלך
הצעד הראשון להפוך לאשף תכנון אירועים הוא להכיר את הלקוחות שלך. זהו היבט קריטי בעבודה מכיוון שכל ההכנות שלך חייבות להתבצע בהתאם לקהל היעד שלך. לדוגמה, אם אתם מתכננים מסיבת חברה, אולי זה בסדר להציג משחק שתייה או נטוורקינג מתון כדי לקדם דברים, אבל כנראה שכדאי להימנע מכך בעת תכנון חתונה.
2. שימו לב לחגים גדולים
כשאתם מתכננים את האירוע שלכם, ודאו שאתם לא מתזמנים אותו קרוב לחג חשוב כמו חג הפסחא או חג המולד. אם תעשו זאת, רוב הסיכויים שתקבלו הרבה מושבים ריקים וארנק קל יותר. על מנת לוודא שקהל היעד שלכם ישתתף באירוע משלכם, בדקו האם ישנם אירועים פופולריים נוספים שמתקיימים בו זמנית. אתה לא רוצה שהם יצטרכו להחליט בין האירוע שלך לאירוע אחר.
3. גמישות מסמלת הצלחה
אולי אחד הלקחים הכואבים ביותר שלמדו מתכנני אירועים חובבים הוא הצורך להתגמש מאוד. זכור שתכנון אירוע הוא חלק אומנות וחלקו מדע, כלומר אם אתה יוצא לשם ומצפה שדברים יתנהלו בדיוק לפי התוכנית שלך, יהיה לך ולאורחים שלך תקופה קשה. היו גמישים בכל הנוגע לבחירת המיקום, שכירת מבנה, התפריטים, הלהקה וכל מה שצריך כדי להפעיל את ההופעה שלכם.
4. שימו עין על התקציב שלכם
שימו לב היטב לתקציב שלכם בעת תכנון האירוע שלכם. גם אם יש לך תקציב גדול, אתה לא צריך לקפוץ על העגלה לקנות חבורה של דברים. ייתכן שתצטרך את הכסף הזה כדי לכסות דברים מסוימים, כמו להקה או תפריטים נוספים. מקרי חירום תמיד יכולים להופיע ברגע האחרון אז ודאו שיש לכם כסף בהישג יד. יתרה מכך, אל תצאו לשם מתוך מחשבה שאתם לא יכולים לעשות שום דבר בתקציב מצומצם, כי לא משנה כמה קטן או גדול התקציב שלכם, תמיד יש פתרון. אתה רק צריך להיות יצירתי.
5. מצא ספונסרים
באופן אידיאלי, ניתן לתכנן אירוע ללא צורך בתמיכה חיצונית. אבל, בחיים האמיתיים, אתה תצטרך הרבה תמיכה מאנשים שבאמת יש להם כסף כדי להתחיל דברים. איך אתה מעודד ספונסרים חיצוניים להשקיע באירוע שלך? בכך שתגיד להם איך אתה מתכוון לשלם עבור האירוע. אם תמציא תוכנית רווחים מדויקת, כמו כמה הכנסה תקבל ממכירת כרטיסים, הם יתרשמו יותר וירצו להשקיע באירוע שלך מאשר על ידי הצגת רק סקירה כללית. כמו כן, וודא שאתה משתף אותם בכמה אנשים צפויים להשתתף ואת קהל היעד כדי שיוכלו לדמיין את האירוע ואת הצלחת המותג שלהם אם הם נותנים חסות לאירוע.
6. השתמש במדיה חברתית
כדאי לנצל את מלוא היתרונות של הטכנולוגיה והמדיה החברתית בתכנון אירועים. עד כמה שזה נראה מביך בהתחלה, מדיה חברתית יכולה באמת לעזור לך לקדם את האירוע שלך מהר יותר מכל אמצעי אחר. עם זאת, לפני שאתה קופץ על העגלה של המדיה החברתית, זכור שלאירוע שלך יש קהל יעד ספציפי ועליך להשתמש רק בערוצי מדיה חברתית מתאימים. לדוגמה, אם אתם עורכים אירוע חברה, זה יהיה רעיון טוב להשתמש בפייסבוק, במקום באינסטגרם או בסנאפצ'ט.
7. צור קליפ קידום מכירות
על מנת להפוך את האירוע למזמין יותר, כדאי בהחלט לנסות וליצור קליפ תדמית. וכדי לגרום לזה להיראות אפילו יותר מקצועי, כדאי לשכור סטודיו שיעשה את העבודה בשבילך. אם אתה בתקציב נמוך, אתה יכול לנסות ליצור חומר פרסומי משלך. רק זכרו להביא מצלמה מקצועית.
8. תן לו את הטוב ביותר שלך
אל תרים את הרגליים עדיין. תכנון האירוע הוא החלק הקל, אבל לוודא שהכל ילך כמו שעון זה החלק הקשה ביותר. הקפד לבדוק מה קורה מעת לעת. אם אתה רואה משהו שעלול לצאת משליטה, פעל לפיו לפני שיהיה מאוחר מדי.
9. בחר שירות קייטרינג מעולה
חשוב מאוד לעשות את בדיקת הנאותות שלך ולוודא שאתה בוחר בשירות קייטרינג מעולה. לעתים קרובות, אתה מקבל את מה שאתה משלם עבורו אז אל תקנה רק במחיר. אוכל יכול ליצור או לשבור את האירוע שלך ולכן זה צריך להיות בראש סדר העדיפויות בעת תכנון האירוע שלך. בדוק את השירותים המקומיים סביבך כדי לראות מה יש להם להציע ואל תקבל החלטה מהירה. בדוק את האוכל שלהם וודא שאתה מרגיש בנוח עם הצוות שיהיה זמין ביום האירוע. אתה לא רוצה הפתעות.
10. תמריצים להצעות
הקפד לכלול כמה תמריצים למי שמגיע מוקדם או רוכש מוקדם. אנשים בדרך כלל אוהבים תמריצים וכנראה ייהנו מהאירוע שלכם אפילו יותר. הציעו גם פרסים ומתנות כדי לרגש את המשתתפים שלכם.
קרא גם: