עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
ארכיון
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 10
14/06/2019 09:47
Dafna Harari

1.      תחזוקה מתוכננת אל מול תחזוקה תחזיתית:

תחזוקה מתוכננת, Scheduled Maintanance, היא תחזוקה שנעשית במועדים קבועים מראש בתחומים רבים כמו מכונות, מבנים, ציוד ועוד. תחזוקה מתוכננת מבטיחה את פעילותה התקינה של התחום בו היא התבצעה בתקופה מסוימת קדימה.
דוגמא לתחזוקה כזאת היא טיפול מונע לרכב, טיפול שוטף שמתרחש אחת ל10 אלף קילומטר
מכיוון שזוהי תחזוקה אשר נקבעה מראש, היא תתבצע פי כללים ברורים וסדר פעולות מובנה ואף נדע מראש על חלקים שנחליף כי הם לקראת סוף תקופת חייהם. הכללים לתחזוקה מתוכננת לרוב נובעים מהוראות יצרן או מלקחי העבר.

תחזוקה תחזיתית, Predictive Maintanance, היא תחזוקה שתאריך ביצועה נובע מתחזית של מערכות לומדות או מערכות אנליטיות חכמות המסוגלות לנתח את ביצועי המכונה מבחינת דיוק ולהעריך את עתיד התפתחות המכונה מבחינה טכנולוגית,עדכון תוכנה וכדומה. בעזרת תחזית טובה ניתן לדעת אודות חלקים שעתידים להתקלקל עוד לפני שהם מתקלקלים. תחזוקה זו משתמש בסנסורים שונים כגון: אור, תנועה, זרימה ולחץ שבעזרתן ניתן לנטר ולעקוב אחרי המידע במערכת.

ההבדל בין 2 סוגי תחזוקות אלה הוא אופן התכנון לקראתן. תחזוקה מתוכננת הינה קבועה מראש ע"פ קצבי זמן קבועים לפי הוראות יצרן לעומת תחזוקה תחזיתית שתאריכה ייקבעע"פ מדדי הסנסורים שהוזכרו מעלה.

 

2.      מערכת מורכבת:

מערכת מורכבת היא מערכת המכילה מספר גדול מאוד של רכיבים המשפיעים ומושפעים זה מזה. מערכת מורכבת איננה קבועה ומציגה התנהגות מפתיעה אשר קשה לחזות מראש. כל רכיב עלול לבצע פעולה שונה בכל רגע נתון

דוגמא למכונה מורכבת היא מכונת כביסה. למכונת כביסה מספר פעולות העובדות יחד. תחילה המכונה מחממת את טמ' המים ושוטפת את הבגדים ולאחר מכן מנקה אותם. לאחר מכן היא שוטפת שוב ולבסוף סוחטת את הבגדים. מכונת כביסה הינה מוצר יקר ערך ולכן רצוי לבצע להן תחזוקות תחזיתיות על מנת לשמר אותן לאורך שנים רבות. על מנת לתכנן תחזוקה תחזיתית נרצה לתכנן התקנת סנסורים מתאימים בכדי לדעת נתונים רבים שיעזרו לנו לקבוע את מועד התחזוקות בצורה הטובה ביותר. הנתונים הם: מספר הפעלות של המכונה ביום, משקל הבגדים הממוצע בכל הפעלה, מספר הסיבובים בתהליך הסחיטה, מעלות המכונה, מספר הפעמים שהבעלים מנקה את המכונה ועוד

 

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 9
11/06/2019 10:14
Dafna Harari

1. איך ניתן להגדיל את אחוז העובדים שתורמים מידע וידע ברשתות חברתיות פנים-ארגוניות מהמקובל ברשת האינטרנט (1-9-90)?

 

כלל ה-1-9-90 נקרא גם "חוק האחוז האחד", נגזר מהטענה כי ברשתות החברתיות קיים אי שיוויון השתתפותי בין המשתמשיםהכלל נוגד את הדעה הרווחת בחברה כי קיים שוויון ברשתות החברתיות ובעצם טוען שקיימת חלוקה לא שוויונות בין היוצרים של התוכן ברשתות החברתיות לבין הצופים בתכנים. הכלל מורכב מ1% יוצרים, 9% הם "עורכים", משתמשים שדנים ועוסקים במידע שהעלו היוצרים, ו-90% הינם ה"אורבים" - בתפקיד הצופים בתוכן. האורבים אינם יוצרים תכנים או נושאי שיחה חדשים.  מהכלל ניתן להסיק כי ברשת קיים רוב דומם, שלא לוקח חלק פעיל ביצירת או עריכת תכנים.

 

הגדלת אחוז העובדים שתורמים מידע וידע ברשתות חברתיות יביא להגדלת המחזור ביצירה, שינוע ושיתוף מידע, דבר אשר מהווה מדד קריטי להצלחה של ארגון. הקשיים בשיתוף הידע מתחלקים לשניים- קשיים בשיתוף הידע הגלוי לעומת קשיים בשיתוף הידע הסמוי. קשיים בשיתוף ידע גלוי יכולים להיות מבוססים על שמירה ואחסון מידע בצורה לא נכונה (למשל שמירת מידע במחשב האישי ולא בענן של הארגון). הקשיים בשיתוף ידע סמוי (ידע שנשמר אצל כל אחד בפני עצמו) מבוססים על חוסר רצון או חוסר יכולת של אדם לשתף מידע וידע שהוא יודע עם אחרים

 

על מנת להגדיל את אחוז העובדים שתורמים מידע וידע גלוי ברשתות חברתיות פנים-ארגוניות דרושים:

תשתית נוחה – הרשת צריכה להיות פלטפורמה מאובטחת בבעלות מלאה של הארגון ומותאמת לצרכיו, כך שהעובד יאמין בבטיחות הזרמת המידע דרך הרשת.

תרבות ארגונית תומכת - הרשת צריכה להקיף תהליכים ארגוניים ועסקיים לשימוש פנימי וחיצוני.

עידוד ההנהלה לשימוש ברשת -  על המנהלים לנהל את השינוי בקפידה ולהטמיע את הרשת בצורה הטובה ביותר תוך מיפוי האתגרים.

 

על מנת להתמודד עם הקושי בשיתוף ידע סמוי יש ראשית לבחור את האנשים המתאימים, אלו שיכולים להעביר את המידע בצורה ברורה ונכונה ולנהל דיאלוגים ושיח עם הסובבים אותם, שנית, על הארגון לעורר מוטיבציה בקרב העובדים לשתף ידע, הן על ידי הדרכות על רמת החשיבות של תחום זה, והן על ידי קירוב פיזית בין העובדים בחברה, למשל: ימי כיף, ארגון מפגשים חברתיים, עידוד העובדים להשתמש ברשת חברתית פנים ארגונית. ועוד. בתקווה שכל אלו יוכלו לשבור את המחסום שקיים אצל אנשים וגורם להם לא לשתף את הידע וליצור מוטיבציה ורצון לשתף אחרים.

 

2. קראו את המאמר הקצר "מניהול מטריציוני לניהול רשתי". במאמר מוצגים מאפיינים של הניהול הרשתי. כיצד רשת חברתית ארגונית יכולה לעזור לעובדים לעמוד בדרישות המפורטות במאפיינים אלו ?

 

המעבר מניהול מטריציוני לניהול רשתי מהווה שינוי בתפיסת תפקידו ויכולותיו של העובד ונותן משקל רב יותר לאחריות של העובד בחברהבניהול מטריציוני, "המנהלים" הם המנהלים במובן הפשוט של המילה. בניהול רשתי, כל עובד הוא מנהל. ניהול רשתי מאופיין בתלות של העובדים האחרים על מנת לבצע את משימותיהם בהצלחההמשמעות עבור העובדים היא שהם צריכים לסגל עבור עצמם כישורים ניהוליים רבים כגון ניהול זמן אישי, הפעלת כוח והשפעה, מיומנויות תקשורת, קבלת החלטות עצמאית, למידה עצמית ותחקור עצמי, ראייה מערכתית והבנה של הסביבה הארגוניתעל העובדים בחברה חלה אחריות של שיתוף, ייעוץ, וחלוקת מידע וידע בין העובדים. על מנת ליצור לעובדים פלטפורמה נוחה לשיתוף וניהול הידע בחברה יש צורך בפיתוח כלים ותשתית מתאימה לכך. הקמה של רשת חברתית פנים ארגונית יכולה לפתור בעיה זו. רשת חברתית תאפשר ליצור קשרים עם אנשים שונים בארגון בכל דרגה ובכל תפקיד. קשרים שכאלו מאפשרים לאנשים בארגון להתייעץ אחד עם השני ולחלוק מידע אחד עם השני.

חכמת ההמונים גדולה בהרבה מחוכמת היחיד, ולכן שיתוף המידע וקבלת עצות מההמון הן קריטיות להצלחת ארגון בתחומו.

שימוש ברשת החברתית יצור שקיפות – הבנה של הסביבה הארגונית והבנת התהליכים בארגון. בנוסף מהלך שכזה יגרום ליצירה של שפה ארגונית משותפת וברורה. נורמות וסטנדרטים מוכרים לכולם.

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 8
04/06/2019 21:03
Dafna Harari

1. תנו 3 דוגמאות לצרכים ארגוניים ו 3 דוגמאות לצרכים אישיים שאפשר לתת להם מענה באמצעות קהילות ידע

לכל ארגון קיימים צרכים מסוימים ויחד עם זאת, לכל אדם קיימים צרכים אישיים אשר ניתן לתת להם מענה באמצעות קהילות ידע.

קהילות ידע הינן פתרון ראוי לשני הצרכים הללו. קהילות הידע הן קבוצות של אנשים אשר קיים ביניהם תחום עיסוק משותף המקשר ביניהם. ברוב המקרים אותם אנשים הם בעלי מטרה משותפת. 

צרכים ארגוניים

· שיתוף מידע בתוך הארגון – על מנהלי הארגונים ליצור תשתית ותרבות של שיתוף הידע בין המחלקות על מנת ליצור שיתופיות. בעקבות כך, כאשר מחלקה מסוימת תיאלץ לבצע הליך מקצועי מסוים, יוכלו העובדים לפתוח בדיון על תקלה שנפתרה כבר בעבר ולהגיע לפתרון הטוב ביותר.

· גיוס עובדים חדשים – באמצעות קהילות ידע יכול הארגון לקבל המלצות רבות ומגוונות על מועמד מסוים מחברי הקבוצה הרלוונטית.

· שימור ידע בארגון – ברגע שעובדים מרגישים שייכות לארגון/לקבוצה נוצרת אצלם מחויבות מסוימת. עובד שמרגיש טוב במקומו ירצה לשמר ולשפר את עבודתו הטובה.

צרכים אישיים

· פתרון בעיות – כאשר אדם נכנס לקהילת ידע השייכת לאותו תחום עיסוק, יכול האדם לשתף ולקבל מידע שיעזרו לו להתמודד עם בעיות ההווה.

· קשרים עם עובדים אחרים – האדם יכול ליצור קשרים מגוונים עם אנשים אחרים בעלי תחומי עניין משותפים בעזרת שימוש בקהילות הידע.

· קנייה ומכירה- על ידי קהילות ידע, יכול האדם לרכוש מוצרים בהם הוא חושק ולמכור פריטים אותם הוא לא צריך יותר.

 

2. תנו 3 דוגמאות לצרכים ארגוניים ו 3 דוגמאות לצרכים אישיים שאפשר לתת להם מענה באמצעות ויקי ארגוני

צרכים ארגוניים:

· קל יותר לבצע הדרכה וחפיפה לעובד חדש בעזרת הויקי הארגוני כאשר הוא מתוחזק ומעודכן, כיוון הוא מרכז מידע רב במקום אחד.

· נגישות מהירה לידע כתוב לכל גורם בארגון.

· יכולת לערוך ולעדכן את הידע הכתוב כאשר יש צורך בכך או יש צורך להוסיף מידע.

צרכים אישיים:

· היכרות חדשה בין אנשים חדשים בארגון, במידה וצפו בנושאים שעניינו אותם בויקי.

· לא כמו במיילים או עזרים נוספים בסגנון זה, העובד יכול לשתף את הגורמים שעובדים עמו במידע שעשוי להיות להם רלוונטי, באופן שהוא ישמר במקום אחד ולא יעלם.

· לעובד קל לגשת מכל מקום למידע שהוא זקוק לו לעבודתו.

 

3. אילו בעיות ארגוניות ניתן / רצוי לפתור באמצעות קהילת ידע ואילו בויקי ?

בעיות ארגוניות אשר נוכל לפתור באמצעות קהילות ידע הן בעיות אשר לא קיים להן פתרון אחד, בעיות המצריכות דיון בין חברי הקבוצה, ובעזרת סיעור מוחות נוכל לאתר את הפתרון המוצלח ביותר. לעומת זאת, בעיות ופתרונות מוגדרים, שנפתרו בעבר או שיש להם הגדרה חד משמעית ומדוייקת יהיה טוב לפתור באמצעות ויקי, כיוון שמדובר במערכת מסודרת שלא מצריכה דיון והחלפת עמדות.

 

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 7
15/05/2019 18:39
Dafna Harari

1. מיקור המונים הוא העברה של ביצוע משימה או משימות, אשר לרוב היו מתבצעות בידי עובדי חברה מסוימת, לביצוע על ידי קהל גדול. ההתפתחות הטכנולוגית מאפשרת גישה למספר עצום של מומחים, חובבנים, אנשי מקצוע וכו' מכל קצוות העולם ובכל תחום אפשרי.  באמצעות האינטרנט, וכך ניתן לפנות לקבלת מידע ממומחים כמעט בכל נושא, אשר מוכנים לבצע משימות רבות בתשלום נמוך. מיקור-חוץ בשיטת חכמת ההמונים פורח בתחום של בדיקות התוכנה ובפעילויות אחרות, באמצעות מומחים מכל העולם שמשרתים את המטרה. הלקוח הסופי לא חייב לדעת מי עומד מאחורי העבודה. מאחורי העבודות הללו עומדות חברות שמתמחות בפרויקטי מיקור-חוץ המוני.

בנוסף, ארצה לציין כי במיקור חוץ ישנן מספר נקודות תורפה שעל הארגון לשים לב אליהן כמו - לוחות זמנים, שליטה על הפיתוח, אבטחת מידע, התאמת המוצר ללקוח וכו'. 

לדעתי, התחום שהארגון יבחר להיעזר במיקור ההמונים הינו חקר צרכיו של הלקוח. פיתוח רובוטים הינו תהליך מסובך ומורכב, ואת תכנותו יש להשאיר לבעלי המקצוע בארגון עצמו, הלו הם יהיו אחראים ליכולותיו של הרובוט. יחד עם זאת, תהליך חשוב שיש לבצע וישפיע רבות על אפיון פעילות הרובוט הוא לדאוג שהמוצר שיוצא לשוק מתאים ללקוח ולכן יש לבחון את העדפות הלקוח במהלך יצירת  האבטיפוס של המוצר ותוך כדי השלמתו.

 

2.  בבואנו לבצע תחזית לגבי סיכויי ההצלחה היחסית של שלושה מוצרים המיועדים לשוק מסוים אבחר לחזות את סיכויי הצלחתם באמצעות שיטת חכמת ההמונים.  על ידי יצירת מדגם מייצג של קהל היעד של המוצרים תוכל החברה לקבל ניתוח ידע ורצונות הלקוח. בנוסף, נוכל ללמוד את הלקוח ולקבל סדר גודל לביקוש המוצרים. איסוף דעות של קבוצה גדולה לשאלות הכרוכות באומדן, ידע כללי וחשיבה מרחבית נמצאו, באופן כללי, כטובות יותר, מאשר כל תשובה שניתנה על ידי אותם יחידים בקבוצה. הסבר לתופעה זו הוא הסטייה הייחודית לכל יחיד בקבוצה – לכל אדם דעות אישיות ושיקול דעת שונה. כאשר לוקחים את ממוצע התשובות של הקבוצה, תתבטל השפעת "רעש" זה. שיטה זו יעילה כיוון שהיא זולה ונותנת תמונה מייצגת של כוחות השוק, לעומת הערכות מומחים.

 

3. מימון המונים היא שיטה פיננסית למימון מיזמים, עסקים וארגונים המבוססת על כסף שמושקע או נתרם על ידי מספר רב של אנשים פרטיים. מימון המונים משמש לקידום מגוון של מטרות, כגון תמיכה באומנים המבקשים סיוע מאוהדיהם, מימון חברות הזנק ופרויקטים עסקיים, קמפיינים פוליטיים, התמודדות עם מצבי חירום ואסון, יצירת תוכנה חופשית ועוד.

אחד הסיכונים במימון סטארטאפ בשיטת ההמונים הוא הדרישה מהיזם לחשוף את הרעיון העומד מאחורי הסטארטאפ כבר בשלב ההתחלתי. חשיפה זו מעמידה את היזם בסיכון לכך שהרעיון שלו יועתק ויפותח באופן מהיר יותר על ידי מתחרים בעלי מימון חזק יותר. בנוסף, הצורך בכמות גדולה של משקיעים הכרחי, ויתכן כי ללא שיווק ופרסום אגרסיבי, לא תצליח החברה להתרומם. עוד מכשול שעלינו לקחת בחשבון הוא העובדה שבמקרה שהסטארטאפ נכשל, המשקיעים הרבים עלולים לדרוש את הכסף שלהם בחזרה.

 

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 6
15/05/2019 12:00
Dafna Harari

מדוע כישלונות חשובים לחדשנות ארגונית ע"פ המאמר על חדשנותבטויוטה?

ישנם ארגונים שמאמינים כי כישלון הינו דבר חיובי. ארגונים אלו יודעיםלחקור את הכשלונות ומפיקים את המסקנות מהם לצורך למידה והפקת לקחים על מנת להשתפר.הם מאמינים כי טעויות אלו מתרחשות מתוך רצון להיות יצירתי וחדשני. למרות ההפסדשנוצר מהכשלון, התהליך יהפוך את הארגון לטוב יותר ואף מוצלח יותר ויקדם את הארגוןבעזרת למידה מטעויות אלו. הכשלונות הם "חווית למידה" ולאחר מספיק טעויותכאלו, הארגון יוכל לצמוח ולבחור בדרך טובה יותר.

 

כיצד מתגמלים בטויוטה על חדשנות ואת מי מתגמלים?

בטויוטה נוהגים לתגמל את הצוות כקבוצה ולא באופן פרטני. הרצון שלהחברה הוא לעודד יצירתיות וחדשנות וישנה העדפה להצלחה קבוצתית מאשר הצלחה אישית.החברה לא רוצה לגרום לאנשים לעבוד לבד למען מטרותיהם האישיות בלבד, אלא לעזור להםלעבוד כצוות ויחד עם שיתוף פעולה מצד כולם יצליחו להפיק תוצאה טובה יותר. כולם מקבליםנתח שווה מהבונוסים ולכל אחת יחוש באופן שווה לחברו וזאת בכדי לא ליצור הבדל ביןתרומתם של החברים להצלחת הצוות.

 

על פי המאמר המצורף על אוקיינוסים כחולים בישראל, איזה תהליך חדשניגרם לחברת בגיר להצליח בחו"ל?

החברה פיתחה חליפה ייחודית שלא הייתה קיימת בשוק לפני לכן. החליפההיא מוצר מורכב מאד ועשוי ממגוון רחב של סוגי בדים ותפרים. המחיר של החליפות היהבאיזור הממוצע אבל החליפה לא דורשת ניקוי יבש וחוסכת זמן ורב. חליפה זו זכתהלהצלחה גדולה בעולם. בזכות החדשנות הצליחה חברת בגיר להרחיב את קהל לקחותיהולהגדיל את הכנסותיה.



הסבירו מה גורם להיווצרות מודל "סנפיר הכריש" באימוץמוצר חדשני

מודל סנפיר הכריש מתאר מצב בו אנו מכניסים מוצר חדש לשוק בעזרתשיווק אינטנסיבי מאוד. לאחר כניסה חזקה לשוק הוא נשאר צרוב בתודעה והפופולריות שלולא יורדת עם הזמן, גם אם נוריד בכמות השיווק. הכניסה המאסיבית של המוצר לשוק יוצרתעליה חדה בגרף דבר אשר מזכיר סנפיר גדול של כריש, ועל כך שמו של המודל.

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 5
08/05/2019 14:13
Dafna Harari

1.     כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס ?

Optical Character Recognition - OCR  היא טכנולוגיה לזיהוי תווים אופטי אשר מסייעת בהמרת תמונה או סריקה של טקסט למסמך. הטכנולוגיה מנתחת ומתרגמת את התמונות לקוד המזוהה ע"י המחשב, ולאחר מכן לטקסט הניתן לעריכה ע"י מעבדי תמלילים שונים, לדוגמה word. בעזרת שימוש בOCR ניתן לבצע אחזור מלא של  הדואר המודפס. לטובת ריכוז המידע הקיים בתיבת הדואר האלקטרוני, עלינו להיות מסוגלים להמיר את הדואר המודפס בקלות, ללא מאמץ ובמהירות האפשרית לדואר אלקטרוני. לכן, שימוש בתוכנה הוא הכרחי. בנוסף לכך, נשתמש בטכנולוגיה לטובת עיבוד מחדש, סידור של התמליל, שילוב המסמך החדש במסמך קיים או במסמך מודפס עתידי או הדפסתו מחדש בעיצוב אחר.

 

2.     מדוע חשוב לשלב מסמכים דיגיטאליים בזרימות עבודה (work flow)?

מסמך דיגיטאלי = קובץ דיגיטאלי המכיל מידע ו/או נתונים. הידע במסמך הינו ידע גלוי. זרימת עבודה (Work Flows) הוא תיאור תהליך עבודה בארגון.

חשוב לשלב מסמכים דיגיטאליים בזרימות העבודה ממספר סיבות:

·         ייעול תהליכי עבודה בארגון. לדוגמה – אפשרות שימוש בחתימה דיגיטלית על מסמכים באופן מקוון, אשר תוביל לחסכון משמעותי בזמן ומשאבים. הפצת מסמכים בתפוצה רחבה ובאופן מהיר לגורמים הרלוונטיים.

·         שימוש במסמך דיגיטאלי ימנע את החשש שהמסמך ייהרס או יאבד. ניתן לגבות את המסמך ולייצר עותקים ממנו בקלות וללא עלות.

·         הגדרת בעלי הרשאות לצפייה במסמך – אבטחת מידע.

 

3.     מה החשיבות של הגירת תכנים ?

הגירת תכנים הינה שמירת המידע הארגוני בתהליכי מעבר ממערכת אחת לאחרת. ישנה חשיבות עצומה לידע הקיים בארגון טרם השינוי, הוא הבסיס ללמידה מטעויות והצלחות ולהפקת לקחים לטובת ייעול התהליכים בעתיד. ניהול המסמכים בארגון מתבצע בצורה ממוחשבת, שכן מידע ארגוני מודפס ניזוק בקלות ובמהירות, ולא קיים לו ברוב המקרים גיבוי במקרה של אבדה/גנבה, ובנוסף הוא פחות מאובטח. יש צורך בהפיכת כל המסמכים הידניים לקבצים דיגיטליים ע"י סריקה. שימוש בתוכנות סריקה, תוכנות ניהול מסמכים והליך סריקת מסמכים עולה כסף ומצריך השקעה רבה, אך העלויות יכסו את עצמן תוך זמן קצר והארגון יחל להרוויח מהשינוי.

חשיבות הגירת התכנים נובעת ישירות מחשיבות הידע הארגוני. יש לוודא דיוק מירבי, מזעור טעויות והעברה מלאה ללא חוסרים, באופן מסודר, כך שניתן יהיה להתמצא בקלות במערכת החדשה.

 

4.     בארגון מסוים הוחלט לצרף אימיילים למערכת ניהול התכנים הארגונית

a)      האם לדעתכם צריך לשמור במערכת את הצרופות (attachments) בלבד או את כל המייל ?

לפי דעתי על החברה לשמור במערכת את כל המייל. במקרים רבים המייל יכיל מידע רלוונטי להבנת הצרופות, חשיבות המסמכים, תיאור קצר. ידע הוא כוח בארגון ולכן אמליץ לשמר עד כמה שניתן, יחד עם שמירה על סינון מינימלי – לדוגמה מיילים המכילים ספאם.

 

b)     מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת?

לדעתי הדרך הטובה ביותר להבטיח שמירת של המייל במערכת היא יצירת תהליך אוטומטי ממוחשב. במידה ואין אפשרות לבצע את השמירה למערכת באופן אוטומטי, האחריות צריכה להיות על המוען ולא על הנמען, מכמה סיבות:

o        ייתכן וקרתה תקלה בדר והנמען לא קיבל את המייל. (לדוגמה: שגיאה בכתובת המייל, בעיית תקשורת) במידה והמייל נשלח למספר נמענים, אין צורך שכל אחד מהם יתעד את המייל המגיע – במידה והמוען אחראי על ביצוע הפעולה לא יהיו כפילויות ולא יהיה ספק לגבי מי אחראי על התיעוד.

o        עדיף לשמור את המידע מוקדם ככל הניתן, כך שניתן יהיה לעשות בו שימוש.

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 4
01/05/2019 15:00
Dafna Harari

אנו חיים בתקופה שבה מתרחשים שינויים משמעותייםבקצב מהיר, מצד אחד זוהי תקופה בעלת גילויים רבים (לדוגמא בשנת 2013 התגלו מקורותאנרגיה חדשים בארהב שגרמו לגידול של 14 אחוז מהאנרגיה הכללית)  ומצד שני כמחצית מכוח העבודה העולמי, יהיוזכאים לפרוש עד שנה  2015 גל הפרישה הגדולשל דור הבייבי-בום מתקרב: בארה"ב ובקנדה עומדים לפרוש בעשור הנוכחי למעלהמ-20% מכלל העובדים. הידע שיעזוב את החברות יהיה גדול פי כמה, עקב העובדה שהמומחיםהמובילים בחברות הינם בעיקר בקבוצת העובדים המבוגרים יותר.

המשמעות הכלכלית למשק של אובדן ידע חיוני כה רבהינה רבה ביותר. הצורך לשמור על איכות הצמיחה של התוצרים מול הצורך המתנשא על מספרגדול יותר של עובדים חדשים מידי שנה זהו האתגר הראשון והחשוב ביותר מבין האתגריםהתפעוליים והניהולים העומדים לפנינו.  ישגם השפעות אפשריות על התרבות הארגונית, כולל תכנון הירושה למנהלים בכירים, בנוסףלמיומנות הקיימת עם ציוויים עסקיים עיקריים כגון הפחתת עלות וסיכון, שיפור הבטיחות,השפעות סביבתיות והעלאת ערך בעלי המניות. כשהעומד ביסודו של כל האתגרים הוא אובדןפוטנציאלי של ידע חיוני וקריטי.

חלק מהארגונים מתמודדים עם הבעיה באופן רציניופועלים למען המשכיות הידע (knowledge continuity) של המומחים לתועלת הפעילות העסקית של הארגון. כל עוד לארגון יש מערכתשמגיבה לשינוים במהירות ובתבונה בכך שהיא מאפשרת ללכוד מידע זה ולהעביר ליורשהם.אופן הפעולה הוא מתבצע כך:  אנשי משאביהאנוש מזהים יחד עם המנהלים את העובדים הפורשים בעלי הידע הקריטי. נקבעים עובדים"יורשים", המומחים העתידיים, בין אם מתוך הארגון או כאלה המגוייסיםלצורך תפקיד זה. מתבצעת העברת ידע תוך כדי עבודה, במקרים מיוחדים אף במשך מספרשנים.  תהליך זה נקרא "שימורידע" והינו אחד מהמנגנונים של התחום המקצועי של "ניהול הידע".שימור הידע מתמקד בהנגשה נוחה של ידע הקיים בארגון לעובדים הזקוקים לו לצורך ביצועעבודתם.

נפרט על חמישה צעדים ראשוניים שיש לשקולבזהירות אם כי ניתן ליישם במהירות כדי לחזק את המשכיות הידע:

יצירת אסטרטגיה המשכיות ידע. יש להתאים אתהמאמצים ישירות לפרופיל הסיכון של הארגון ולפרופיל החוסן התפעולי / עסקי, החלמהמצב הגלובלי והרחבה לכל תחומי הפעילות העסקיים הרלוונטיים החשובים. ניתן לפתחיוזמת המשכיות ידע באמצעות תהליך מיומן של תכנון ויישום. הדבר יסייע רבות לשימושבמודל הסיכון שבו העלות היא "ערך הידע", וצירי הזמן הם מרחק לעזיבתםהאפשרית של העובדים מהארגון. הפונקציה האובייקטיבית היא צמצום שיעור אובדן הידע,דהיינו צמצום זרם "עלות".

זיהוי תפקידי מפתח ותהליכים מרכזיים ברחביהארגון. מיומנויות קריטיות שבו ידע יכול לצאת מהדלת הולכים להיות שייכים לעובדיםאשר נמצאים בתווך של 10 שנים עד הפרישה. משרות אלו יכלולו מנהלי הליבה, מנהליםואנשי מקצוע טכניים. חשוב לנתח את המיומנויות הנוכחיות של החברה, את הפסדי המחזורואת הגימלאות הממתינות לפי דרגת התפקיד והמיומנות, כדי לזהות את הסיכונים הגבוהיםביותר להמשכיות עסקית ורבת ידע.

הקמת מערכות לצורך שימור ותיעוד מידע. המשאביםשל המשכיות הידע נדרשים לתפקידים קריטיים, כמו מהנדסי קידוח, וכן להחלטות מפתחהקשורות לנכסים או לתחומי תהליך, כגון עבודה טובה. ערכות אלה הם הכרחיים במתן הקשרהתפעולי ומודעות עבור בודדים, קבוצה וקהילה מבוססי ביצועים. הם יכולים לקחת אתהצורה של המדריכים, התייחסות, הדרכה באמצעות קטעי וידאו, ההיסטוריה תחזוקה בעברוכדומה. 'ההבדל על המאגרים הנוכחי הוא כי ערכות משאבים נגישים בזמן אמת ומקושריםלתפקיד של הפרט ותהליכים.

לקשר את המשכיות הידע דרך תוכניות התמחותופיתוח קריירה- פעולה זט חיונית כדי לקשר המשכיות ידע למערכת של החברה לקביעתוהערכת הכישורים ופיתוח הקריירה

זיהוי הזדמנויות לתהליכים חכמים- לפתח דרכיםשיטתיות של לכידת ידע בעל ערך לתוך מערכות המשכיות עסקית של החברה. לדוגמה, חיבורמערכות חברתיות וניידות לתהליכים עסקיים ואוטומציה של זרימת עבודה כדי ללכוד אתהידע התפעולי מסייע לחברה ביצירת "בנק" בידע מוסדי שניתן לחלוק עםהעובדים החדשים לאורך זמן, ללא סיכון להפסד. יישומי תוכנה חכמים כאלה הופכיםלמאגרים דיגיטליים של ידע קריטי ושל החלטות קודמות, לוכדים נכסי ידע בצורה יעילה.מערכות חדשות אלה משלבות מודל "דחיפה" להצגת רזולוציות של בעיות ציודרלוונטיות. דוגמה מובהקת היא השימוש בתצוגה ראשונית המשולבת בממשק לפתרון בעיות בהדרכהממפעילים שונים. רעיון זה מעודד שיתוף ידע וקבלת החלטות על ידי מידע אריזה לתוך"עגלת שיתוף פעולה" לאחסון ושימוש מאוחר יותר.

חמשת השלבים הללו נשמעים לכאורה פשוטים למדי.עם זאת, עומדת תוכנית ניהול המשכיות ידע יעילה ומורכבת, במיוחד בתעשייה רבגונית,לקבלת הידע כדי לספק המשכיות לארגון, זה חייב להיות נגיש ומשופר עבור מקבלי החלטותומנהלים.

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 3
10/04/2019 16:22
Dafna Harari
1. בעיות התחקירים בצה"ל

 כפי שניתן לראות על פי דוח מבקר המדינה הבעיה הכי חמורה של צה"ל הינה הפקת לקחים ויישומם בצורה רוחבית וכוללת.
כפי שזה נראה כיום אכן מתבצע תהליך של חקירת המקרים וקיים תחקיר כולל עבור אירועים שמתרחשים אך לא מתבצע תהליך של הפקת לקחים על מנת שלא יקרו מקרים דומים כאלה בעתיד.
למשל מקרה חטיפת חייל. קרו מקרים כאלו בעבר והם אכן תוחקרו אך לא הופקו לקחים מזה על מנת שמקרים כאלו בעלי אותם מאפיינים לא יקרו שוב בעתיד ואכן מקרים אלו קרו שוב.
מן הכתבה ניתן היה להסיק גם שתחקיר יבוצע בצורה הטובה ביותר אם הוא יקרה בסמוך למקרה בעוד שהזיכרונות עדיין טריים במוח ולא צריך להזכר במה שקרה.
בסיום הכתבה ניתן לראות שצפוי עתיד של למידת לקחת מן התחקירים וטעויות כאלה לא יקרו בשנית ויהיה קיים תהליך של הפקת לקחים.

 2. כיצד לנהוג במפעילי מתקן שפעלו בניגוד לנהלים וכתוצאה מכך נגרם נזק?


בשאלה מתואר מצב מורכב שבו המפעילים התמודדו עם התרעות שווא רבות אשר יצרו חוסר אמון במערכת, בעקבות כך הם קיבלו החלטה שגויה אשר הובילה לכך שחומר גלם יקר נשפך החוצה. כתוצאה מכך, נגרם נזק למפעל שכלל השלכות כספיות לחברה.

לדעתי, המפעילים היו צריכים להתריע בפני הממונים עליהם, ולא לקחת החלטה שלא נמצאת בסמכותם. המקרה דורש תחקור מעמיק של השתלשלות העניינים ובדיקה מקיפה מדוע לא נעשה דיווח טרם קבלת ההחלטה. טעותם מצריכה חידוד נהלים בקרב הארגון,והפקת לקחים על מנת להימנע מהישנות של מקרה זה בעתיד. מטעותם עולה חשיבות רבה  להטמעת נוהל העבודה במקרים שבהם מתגלה בעיה במערכת. 

0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 2
27/03/2019 19:23
Dafna Harari

1.   מה היתרונות של תרבות need to share:

תרבות Need To Share היא תרבות שבה כל המידע פתוח לכל העובדים, חוץ ממידע שהוגדרחסוי. תרבות Need To Share היא גורם הכרחי לשיתוף ידע בארגון, ומאפשרת למידה והפקת לקחיםבארגון. לכן ארגונית ביטחוניים רבים עושים מעבר מתרבות של Needto know לתרבות Needto share. רק באמצעות השינויהזה המידע יוכל להגיע לעובדים אשר צריכים אותו ויכולים לפעול באמצעותו.

בארגוניםביטחוניים קיימת תרבות של Need to Know - כלומרכל המידע חסוי ורק למי שיש הרשאה ספציפית יש גישה למידע. תרבות זו מונעת אפשרויותשל הדלפת מידע, אבל היא לא מאפשרת שיתוף ידע בארגון.

 

2.   מוטיבציה

א.    מהההבדל בין מוטיבציה חיצונית למוטיבציה פנימית?

מוטיבציה פנימית היא מוטיבציה המניעה את התנהגותו של אדם לבצע דבר מה מתוך רצון ישיר לבצעאת הפעולה. מוטיבציה פנימית יכולה לנבוע מרצון להגשמה עצמית, אתגר, דימוי עצמי,סיפוק וכדומה. שלושה גורמים המובילים לביצועים טובים יותר ולסיפוק אישי מהעבודה:

·        אוטונומיה- התשוקה שלנו להיות מונחים על ידי עצמנו- לכוון את החיים של עצמנו.

·        מומחיות- הדחף להיות טובים בדברים

·        משמעותמטרה- לעשות דבר בעל משמעות, שיתרום באיזשהי צורה.- מביאה לאנשים מוכשרים יותר בארגון.גישה בארגון פיה תביא אנשים לעשות דברים טובים יותר- לפתח מוצרים טובים יותר וכו.

מוטיבציה חיצונית לעומתה היא כזאת המונעת מצורך חיצוני שגורם לפרט לבצע את הפעולה. היאיכולה לנבוע מצורך כספי, קונפורמיות, תכנון לטווח ארוך וכדומה.

בארגוןמסוים יש קושי בכתיבת דוחות בתום ביצוע משימה. כיצד לדעתכם רצוי לגרום לעובדים כדישיכתבו דוחות, והדוחות יהיו באיכות טובה ולא רק לצאת ידי חובה.

 

ב.    כיצד נגרום לעובדים לכתוב דוחות ובנוסף שהדוחות יהיו באיכות טובה

ישנן כמה גישות ששימוש בהן או שילוב ביניהן יוכלו לסייע בשיפור איכות הדוחות:

  • שימושיות – אם הדוחות יונגשו לעובדים בצורה כזאת שהם יתנו להם ערך מוסף ויסייעו או יקלו עליהם בביצוע תפקידם, סביר שהם ישקיעו בהם יותר.
  • משימתיות – אם העובדים ירגישו שותפים לחזון החברה ויבינו את החשיבות העסקית של הדוחות, דבר זה יניע אותם להשקיע בהם יותר.
  • משחקיות אינטראקטיביות – ככל שפעולת מילוי הדוח תהיה מהנה ואינטואיטיבית יותר כך תוקל על העובדים פעולת המילוי שלהם.
0 תגובות
ניהול ידע 2019 סמ' ב - פוסט 1
25/03/2019 20:52
Dafna Harari

1.   למי שייךהמידע בלינקדאין של עובד בחברה, לעובד אישית או לחברה.

 

תאור המקרה:

סיגל שעבדה במשך כשנתייםבחברת השמה בתחום ההיי-טק התקבלה לעבודה באחת מחברות

הטכנולוגיה המובילותבישראל כמגייסת בכירה. סיגל, שנחשבה לאלופת הגיוסים ברשתות

החברתיות שמחה על המעברהמתקרב וקיוותה שהוא יתקבל בהבנה גם על ידי המנהלת שלה

בחברת ההשמה.

המנהלת, שכמובן לא שמחהלעזיבת אחת המגייסות המוכשרות שלה, דרשה מסיגל שתשאיר את

שם המשתמש והסיסמה שלכרטיס הלינקדאין שלה, שכלל מאות אנשי קשר, בידי מגייסת אחרת

בחברת ההשמה. סיגל,שהופתעה מהבקשה, סירבה בתוקף לוותר על כרטיס הלינקדאין האישי

שלה, מה שהביא לעזיבהצורמת את החברה.

 

לדעתי המידע שייך לסיגלולא לחברת ההשמה.

חשבון הלינקדאין של סיגלהינו פרטי ואישי, וקיימים בו גם קשרים עם אנשים שאינם קשורים לתפקידה בחברה. חברתההשמה לא יכולה לקחת את הבעלות על חשבונה, כאשר קיימים בו קשרים ונכסיםשאינם תוצרת של החברה.

חלק מקשרים אלו נעשובזמנה הפנוי והחופשי של סיגל, זמן בו החברה לא משלמת לסיגל.

אמנם החברה אחראית לנתחמשמעותי מהקשרים שנוצרו בחשבונה של סיגל, קשרים שנוצרו בעקבות עבודתה כמגייסתבחברת ההשמה, אך מספיק קשר אחד בחשבון שאינו קשור לתפקידה בחרה על מנת שמהלך זה לאיהיה הוגן.

נוסף לכך, העברת בעלותבחשבונה של סיגל יכול לגרום לשני הצדדים להראות רע. זהו מהלך מוזר ומחשיד, שעלוללהיתפס בעיניי המועמדים הקשורים לחשבון כניצול כוחה של החברה הגדולה על האדםהפרטי. המוניטין והשם של החברה זהו ערך חשוב מאוד, ועל החברה לשקול האם מהלך זהיכול לפגוע בערך זה.

על מנת שחברת ההשמה תוכללעשות זאת בצורה נכונה והוגנת, אציע שתי אפשרויות.

·  עליה לעגן מהלך זה בחוזה עםסיגל ולהודיע לה על כך לפני תחילת העסקתה בחברה. 

·  פתיחת חשבון לינקדאין ייעודילמשרה זו, ללא שיוך לאדם פרטי. חשבון זה יעבור בין האנשים שיאיישו משרה זו.


2. אילו כליםמבין הכלים שהוצגו במפגש אתם חושבים שכדאי לכם לאמץ ולהשתמש בהם. לאיזה צורך ומההיתרון ?


במפגש השלישי דיברנו ולמדנועל מספר אפליקציות כמו  OneNote , evernote, google keep וכו'. 

אחד הכלים המשמעותייםשהוצגו במפגש האחרון הינו ה-keep. לאחר שהתוודעתי למה שהכלי הזה מסוגל לבצע, אני אשמח לאמץאותו. 

כלי זה משמש לארגוןותזכור כלל המשימות שלך. כל משימה שהמשתמש יכניס ל-keep, תוכל להיות מתויגתבקטגוריה מסוימת, תתוזכר בתאריך ובשעה עתידית במידת הצורך ותוכל להיצבע בצבע שונה,על מנת להבדילה ממשימות אחרות. משימה תוכל להיות כתובה בצורה של רשימת מטלות,וכשתסיים מטלה מסוימת היא תסומן ב"וי". אחד היתרונות המשמעותיים של ה-keep היא אופציית השיתוף שלמשימות עם מספר משתמשים נוספים.

ה- keep הינו כלי של Google ולכן מעוצב ומאורגןבסטנדרט של שאר האפליקציות של Google. עובדה זו מקלה על המשתמשים ללמוד ולהתמצא בקלות ב-keepבכך, מציע ה-keep  מגוון רחב שלאפשרויות הנותנות לו יתרון משמעותי על מתחריו.

 

0 תגובות